¿Qué elementos se requieren para implementar teletrabajo?

¿Qué elementos se requieren para implementar teletrabajo?

Compromiso institucional:

Se deben tener claro los alcances, beneficios, tiempos de implementación, recursos y demás factores que permitan la conformación de un equipo interdisciplinario, que lidere y coordine el proyecto en todas sus fases, para la adecuada formalización y socialización al interior de la organización. Así mismo es importante generar un documento que soporte las acciones, para que todas la instancias de la empresa comprendan e interioricen el proceso.

Planeación general del proyecto

El equipo líder designado por la alta dirección será el encargado de estructurar la metodología y la forma como se adelantará el proceso para establecer: objetivos, etapas, plan de acción, recursos, riesgos e indicadores.

Luego se procede a sensibilizar al equipo de trabajo formulando estrategias de comunicación interna.

Autoevaluación de la organización

Realizar un diagnóstico para evaluar si cumple con los requisitos mínimos en materia jurídica, tecnológica y organizacional:

- Jurídico: Identificar la normatividad vigente y aplicable para cada entidad y las consideraciones generales de la legislación, tanto para el sector público y el privado.

- Tecnológico: Validar si la organización cuenta con las herramientas necesarias para desarrollar teletrabajo prestando atención especial a las necesidades que tiene cada perfil.

- Organizacional: Analizar aspectos fundamentales para el proyecto tales como la identificación de cargos teletrabajables, los costos, presupuesto, además de los riesgos del proyecto.

Prueba piloto

Es recomendable hacer una prueba piloto que oscila entre los 4 y 6 meses, lo cual permitirá medir los alcances y realizar acciones de mejora. Para llevar a cabo la prueba piloto se deben tener en cuenta estos nueve elementos clave:

- Definición de la población objetivo y modalidad a aplicar.

- Convocatoria de participación en el piloto; proceso de selección de los participantes.

- Capacitación para el teletrabajo.

- Preparación de las herramientas tecnológicas.

- Recursos y documentación.

- Seguimiento y medición de indicadores durante la medición.

- Pilotaje.

- Evaluación del piloto.

- Socialización del proceso.

Apropiación y adopción del modelo

Realizar los ajustes definitivos al plan general de teletrabajo y a los documentos administrativos que sustentarán esta modalidad laboral al interior de la organización. Además, es necesario realizar un seguimiento permanente y se conformará el banco de buenas prácticas para derrumbar los mitos que se hayan identificado.